מדריך משימה7 דקות קריאה
האוטומציה הראשונה — פעולה שרצה לבד בזמן שקבעתם
איך יוצרים באתר אוטומציה שרצה לבד, מתבנית מוכנה או מאפס — מתי היא רצה, באילו תנאים ומה היא עושה — ואיך בודקים, משהים ומשחזרים אותה.
בדף הזה
אוטומציה היא "מתי ← מה לעשות": פעולה בקו שרצה לבד, בלי שתיגעו. למשל — כשמשה כהן מעלה שיעור חדש ל"דף היומי", לחכות 10 דקות ולצנתק לחברי הקהילה. בדף אוטומציות לוחצים אוטומציה חדשה, בוחרים תבנית מוכנה או בונים מאפס, ושומרים. מאותו רגע היא רצה לבד — גם כשהדפדפן סגור.
צעדים: מתבנית מוכנה#
- בסרגל הניווט (צד ימין), לחצו על אוטומציות. נפתח לוח האוטומציות של הקווים שלכם.
- בראש הדף, לחצו אוטומציה חדשה. נפתח חלון עם תבניות מוכנות — ליד הלשונית כתוב כמה תבניות יש.
- בחרו קבוצה, למשל קמפיינים, צינתוקים ו-SMS, ולחצו על תבנית — למשל הודעה חדשה → צינתוק. נפתחות כמה שאלות קצרות.
- ענו על השאלות. בדוגמה: השלוחה שאחריה עוקבים (1/1), רשימת הצינתוק ("חברי הקהילה") וכמה דקות לחכות לפני הצינתוק (10 — זמן לתקן או למחוק הקלטה לא טובה).
- בדקו את סיכום: משפט אחד שמתאר בדיוק מה יקרה, ומתחתיו מתי ואיפה האוטומציה רצה. אפשר לשנות את שם האוטומציה.
- לחצו שמירה והפעלה. מופיעה הודעה שהאוטומציה נוצרה, והיא מופיעה בלוח עם מועד הבדיקה או הריצה הבאה.
- השאלות של התבנית — מה למלא.
- הסיכום: מה יקרה, מתי ואיפה זה רץ.
- שמירה והפעלה.
צעדים: בנייה מאפס#
בחלון אוטומציה חדשה, לחצו בנייה מאפס. האשף בנוי מ-4 צעדים:
- מתי? — בחרו מה מפעיל את האוטומציה (פירוט בטבלה למטה), ומלאו את השעות או השלוחה.
- באילו תנאים? — רשות. לחצו הוספת תנאי (רק אם…) כדי שהאוטומציה תדלג על ריצה כשהתנאי לא מתקיים — למשל רק אם בשלוחה יותר מ-100 קבצים.
- מה לעשות? — בחרו פעולה מהקטגוריות, או חפשו אותה (למשל "מייל" או "העברה"). אחרי הפעולה הראשונה, ואז… (פעולה נוספת) מוסיף עוד פעולה לשרשרת.
- סיכום — בדקו את המשפט, תנו שם ולחצו שמירה והפעלה.
מתי האוטומציה רצה#
| הבחירה במתי? | מתי היא רצה |
|---|---|
| כל יום, ימים בשבוע, כל חודש, כל כמה זמן | בשעה קבועה, או כל X שעות, ימים או שבועות |
| לפי הלוח העברי | בכל חודש עברי (למשל בראש חודש), או פעם בשנה בתאריך עברי |
| פעם אחת | בתאריך ובשעה שבחרתם |
| רק בלחיצה | רק כשלוחצים הרץ עכשיו — לשרשרת פעולות שמריצים מדי פעם |
| כשמשהו קורה | כשנוספה הקלטה לשלוחה, כשמשהו השתנה בשלוחה, כשמספר הקבצים חצה סף, או כשיתרת היחידות ירדה מתחת לסף |
| כשמגיעה קריאה מבחוץ | כשמערכת אחרת, טופס או בוט שולחים קריאה לכתובת ייחודית שתקבלו אחרי השמירה (Webhook) |
| אחרי אוטומציה אחרת | כשאוטומציה אחרת בקו מסתיימת — בהצלחה, בכשל או תמיד |
מה האוטומציה יכולה לעשות#
כמה דוגמאות מתוך הפעולות: מחיקת קבצים לפי גיל, העתקת קבצים לכמה שלוחות, ארכיון לפי תאריך, שינוי הגדרות שלוחה וחזרה להגדרות הקודמות, איפוס רשימת צינתוק, הפעלת קמפיין, הפקת דוח האזנות ושליחת מייל אליי עם הקבצים שהפעילו את האוטומציה. פעולה שמוחקת או דורסת מסומנת, וכדי לשמור אותה צריך לאשר שהבנתם.
אפשרויות נוספות#
- שבת וחג: תחת אפשרויות נוספות: שבת וחג, טווח תוקף, ריצה שפוספסה, צינון, סמנו לא לרוץ בשבת ובחג — משישי מ-15:00 ועד מוצאי שבת, וגם בימים טובים. מומלץ לכל פעולה שמתקשרת למאזינים. באותו מקום אפשר לקבוע גם תאריכי תוקף ומה לעשות כשמועד פוספס.
- מייל כשמשהו נכשל: בסיכום, סמנו לשלוח לי מייל כשריצה נכשלת. המייל נשלח לכתובת שאיתה נכנסתם לאתר. אפשר לבקש אותו רק אחרי כמה כישלונות רצופים, וגם לקבל מייל כשהאוטומציה חוזרת לעבוד.
- בדיקה לפני שמירה: בסיכום, בדיקה עכשיו — מה היה קורה מראה מה האוטומציה הייתה עושה עכשיו, בלי לשנות דבר בקו. כשהכפתור לא זמין, שמרו — ובדקו מהכרטיס בכפתור בדיקה.
הלוח: מה רץ, מה נכשל ומה הבא בתור#
בראש הדף אוטומציות יש מונים: פעילות, כבויות, נכשלו לאחרונה, הריצה הקרובה ומשימות בימות. מתחתם — כרטיס לכל אוטומציה: מה היא עושה במשפט אחד, הריצה הבאה, הריצה האחרונה ותוצאתה, ומתג הפעלה. גם משימות קבועות של גיבוי וסנכרון, ומשימות שימות מריצה בעצמה, מופיעות כאן.
- אוטומציה חדשה.
- המונים — פעילות, כבויות, כישלונות, הריצה הקרובה והמשימות בימות.
- כרטיס: מה האוטומציה עושה, מתי תרוץ ומה קרה בריצה האחרונה.
- הרץ עכשיו, בדיקה ויומן.
בכל כרטיס:
- הרץ עכשיו — מריץ מיד, בלי לחכות למועד.
- בדיקה — מה היה קורה אילו רצה עכשיו, בלי לשנות דבר.
- יומן — הריצות האחרונות: מתי, אם הצליחה ומה בוצע בכל שלב.
- מתג ההפעלה — מכבה ומדליק את האוטומציה.
בתפריט פעולות נוספות (שלוש הנקודות):
- עריכה ושכפול.
- השהיה עד תאריך… — האוטומציה נשארת פעילה, אבל לא רצה עד המועד שבחרתם. ביטול ההשהיה מחזיר אותה מיד.
- הרצת ניסיון עם נתונים לדוגמה — באוטומציה שמופעלת מהקלטה חדשה או מקריאה מבחוץ: מריצים אותה כאילו נוסף קובץ מסוים, או כאילו הגיעה קריאה עם שדות מסוימים. אפשר לבחור "בדיקה בלבד".
- היסטוריית שינויים — כל גרסה שנשמרה. חזרה לגרסה הזו משחזר אותה, והגרסה הנוכחית נשמרת בהיסטוריה.
- העתקת ההגדרה (JSON) — מעתיק את האוטומציה, כדי ליצור אותה שוב בקו אחר. בראש הדף, ייבוא פותח את ייבוא אוטומציה מ-JSON: מדביקים, ולוחצים המשך לבדיקה באשף. שום דבר לא נשמר לפני שתאשרו באשף.
"רצה בימות" — בלי מפתח בשרת#
שלוש פעולות יכולות לרוץ אצל ימות עצמה: שליחת SMS לרשימה, הפעלת צינתוק והעברת הקובץ האחרון/הראשון. אוטומציה כזו מסומנת רצה בימות, עובדת גם כשהקו מחובר בסיסמה, וממשיכה לרוץ גם כשהאתר סגור. יש לה מגבלות:
- פעולה אחת בלבד, בלי תנאים ובלי שרשרת.
- תזמון יומי, שבועי או חד-פעמי, בשעה אחת.
- ימות מגבילה את מספר המשימות הפעילות בקו. המונה משימות בימות בראש הלוח מראה כמה כבר בשימוש.
המשימות המתוזמנות של ימות#
לימות יש מנגנון משלה למשימות קבועות: צינתוקים, הודעות SMS והעברות קבצים. באתר מנהלים אותן במצב המערכתמשימות מתוזמנות:
- משימה חדשה — יוצר משימה.
- פרטים — לוח הזמנים המדויק והריצות האחרונות, עם הצלחה או כישלון.
- עריכה — שעה, תיאור, מצב, מייל מימות כשהמשימה מצליחה או נכשלת, ו"לא לרוץ בשבת/חג". סוג המשימה והפעולה נעולים — זו מגבלה של ימות.
אותן משימות מופיעות גם בלוח האוטומציות, עם התגית משימה בימות. מה ההבדל? משימה של ימות פשוטה ורצה אצל ימות. אוטומציה של האתר יודעת יותר: להגיב להקלטה חדשה, לבדוק תנאים, לשרשר כמה פעולות ולשלוח מייל או Webhook.
אם משהו לא עבד#
"כדי שהאוטומציה תרוץ מהשרת, הקו צריך מפתח API שמור בשרת."#
הקו מחובר בסיסמה, או שהמפתח שמור רק בדפדפן. בסיכום של האשף אפשר לסמן לשמור כבויה עכשיו, ולהפעיל אחרי שדרוג הקו וללחוץ שמירה כבויה. אחר כך חברו את הקו מחדש עם מפתח API ושמירה מוצפן בשרת, והדליקו את האוטומציה.
"ימות מגבילה ל-10 משימות פעילות בקו — השביתו או מחקו משימה קיימת, או בנו את זה כאוטומציה של השרת."#
הגעתם למספר המשימות שימות מרשה בקו. כבו משימה שאינה בשימוש, או בחרו פעולה שרצה מהשרת — למשל צינתוק (מהשרת) במקום הפעלת צינתוק.
"לא נמצא מועד עתידי לריצה — בדקו את התאריך, את טווח התוקף ואת הדילוג על שבת וחג"#
המועד שבחרתם כבר עבר, טווח התוקף הסתיים, או שהתאריך חל תמיד בשבת או בחג והאוטומציה מדלגת עליהם. תקנו את התזמון במתי?.
בכרטיס כתוב "מתעכבת — המועד עבר והריצה טרם התחילה"#
המועד עבר לפני יותר מרבע שעה, והאוטומציה עוד לא רצה. בדרך כלל היא תרוץ בדקות הקרובות. אפשר גם ללחוץ הרץ עכשיו.
שאלות נפוצות#
האוטומציה תרוץ גם כשהמחשב כבוי?#
כן. אוטומציה של השרת, ואוטומציה שרצה בימות, רצות בלי דפדפן פתוח.
איך יודעים מה קרה בריצה?#
לחצו יומן בכרטיס. כל ריצה מופיעה עם התוצאה שלה והפירוט של כל שלב. אם סימנתם לשלוח לי מייל כשריצה נכשלת, תקבלו גם מייל.
אפשר לעשות כמה דברים באוטומציה אחת?#
כן. באשף, אחרי הפעולה הראשונה, לחצו ואז… (פעולה נוספת). אפשר לקבוע שפעולה תרוץ רק אם הקודמות הצליחו, בכל מקרה, או רק אחרי כשל.